En los siguientes videos se muestra cómo realizar una factura utilizando macros y la herramienta de protección de celdas. Seguir los videos y realizar el documento respectivo en Excel y enviarlo al correo del docente
PARTE 1
PARTE 2
sábado, 24 de marzo de 2018
Taller 3: Macros 1
ELABORACIÓN DE UN FLUJO DE CAJA
En el siguiente taller realizaremos un listado de flujo de caja al cual se le creara un filtro avanzado en una hoja aparte el cual activaremos con una macro automática.
Entre a Excel y comience creando los siguientes campos en la hoja tal como se ve en el gráfico: Flujo de Caja, Fecha, Concepto, Ingreso, Egreso y Saldo Actual.
Ahora presionando la tecla Ctrl y sin soltarla de clic sobre las celdas que se encuentra debajo del título Saldo y la celda E8. De clic en la herramienta bordes selecciona todos los bordes, ver dibujo.
1)
2)
Ahora selecciona los otros títulos como se ve a continuación
A continuación se van a alinear los títulos en cada una de las celdas para ello con las celdas aun seleccionadas y si perdió la selección vuelva a seleccionarlas. De clic en las herramientas de alineación vertical y horizontal respectivamente como se ve a continuación.
Ahora los títulos se verán de la siguiente forma; ajusta el tamaño de las columnas para una mejor distribución de los títulos en cada una de las celdas.
Con los títulos aun seleccionados asigne color de fondo a las celdas de la siguiente forma:
Ahora selecciona todos los títulos y continúa con la selección hasta la fila 30. Y das clic en la herramienta bordes selecciona todos los bordes, ver dibujo.
Como puedes ver, las líneas de división aún se ven ahora, por tal razón vamos a quitarlas para dar un aspecto más profesional a nuestro trabajo, de esta forma solo se verán los bordes del cuadro. Para ello haga lo siguiente.
En la ficha vistas en la sección mostrar de clic en la opción líneas de cuadricula de tal forma que quede desmarcada ver imagen.
En este momento ya tenemos el esqueleto de nuestra plantilla desarrollada; Comencemos agregando siguientes datos a la lista.
A continuación ubíquese en la celda D1 y escriba =B8 y presione Enter, ubíquese nuevamente en la celda D1 y asigne color blanco el texto esto ocultara el dato que aparecerá allí, ver Dibujo
Ubíquese en la celda E8 y escriba la siguiente formula; ella le permitirá sumar todo lo que hay en la columna D y a ella restarle la suma de los que hay en la columna E a partir de la celda E11.
La formula se veré como en la siguiente imagen:
Ya con el esqueleto de nuestro flujo de caja comience a agregar los siguientes conceptos que aparecen a continuación. Ver gráfico:
Observe como el saldo actual varía de acuerdo al concepto y el valor ingresado en la columna ingreso y la columna egreso. Termine la lista agregando conceptos entre pago, cobro, compra.
Ahora vamos a cambiar el nombre de la hoja1 para ello damos doble clic sobre el nombre de la hoja y vamos a escribir Flujo de caja; lo mismo haremos con la hoja2 le pondremos el nombre consulta.
Damos clic en la hoja Flujo de caja y seleccionamos los títulos y presionamos las teclas Ctrl + C ver imagen.
Damos clic en la hoja de Consulta nos ubicamos en la celda B4 y presionamos Ctrl+V y luego nos ubicamos en la celda B8 y presionamos Ctrl+V; ajuste el ancho de la columna mas o menos como se ve en la siguiente imagen.
Ahora seleccione las celdas que se encuentran debajo de los primeros títulos como se ve en la siguiente imagen.
Asigne borde a las celdas seleccionadas y oculte las líneas de cuadricula como lo hizo en la hoja anterior. Ahora su trabajo se debe ver como la imagen que se encuentra a continuación.
De clic en la hoja Flujo de Caja, seleccione el rango de la lista donde registraremos los movimientos de caja, luego de clic en el cuadro de nombre y escriba Regcaja y presione Enter; esto le dará un nombre al rango de lista seleccionado, que utilizaremos más tarde. Ver imagen:
Abra un nuevo archivo de Excel. Primero debemos activar la Ficha Desarrollador (Programador) si no está activa.
En Excel 2010: De clic en el botón Archivo, luego en Opciones, luego en Personalizar cinta de opciones, y en la ventana que sale, en el lado derecho active la opción Desarrollador (Programador) y Aceptar. De clic en la Ficha Desarrollador (Programador), luego en Seguridad de Macros. Abra la opción: Configuración de macros, y de clic en Habilitar todas las macros y Aceptar.
De clic en la Ficha Desarrollador (Programador) y luego de clic en el comando: Seguridad de macros. Busque al lado izquierdo: Configuración de macros y a la derecha active el comando: Habilitar todas las macros (…) dando clic sobre este. También de clic sobre el comando: Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA. De clic en Aceptar.
Una Macro es una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con la tecla de control y una letra. Por ejemplo: si vamos a dar formato a diferentes celdas, como: Fuente (Tipo de letra), tamaño de Fuente, Negrita, y Color de Fuente, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se realizan las veces que se desee. A continuación veamos cómo grabar y cómo ejecutar una macro.
En Excel 2010: De clic en el botón Archivo, luego en Opciones, luego en Personalizar cinta de opciones, y en la ventana que sale, en el lado derecho active la opción Desarrollador (Programador) y Aceptar. De clic en la Ficha Desarrollador (Programador), luego en Seguridad de Macros. Abra la opción: Configuración de macros, y de clic en Habilitar todas las macros y Aceptar.
De clic en la Ficha Desarrollador (Programador) y luego de clic en el comando: Seguridad de macros. Busque al lado izquierdo: Configuración de macros y a la derecha active el comando: Habilitar todas las macros (…) dando clic sobre este. También de clic sobre el comando: Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos de VBA. De clic en Aceptar.
Una Macro es una serie de pasos que se almacenan y se pueden activar con la tecla de control y una letra. Por ejemplo: si vamos a dar formato a diferentes celdas, como: Fuente (Tipo de letra), tamaño de Fuente, Negrita, y Color de Fuente, para no estar repitiendo estos pasos se pueden almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se realizan las veces que se desee. A continuación veamos cómo grabar y cómo ejecutar una macro.
1. Vaya a la celda A1 escriba su Nombre y presione Enter.
2. Regrese a la celda A1 y ajuste el ancho de la columna.
3. En la ficha Desarrollador (Programador) de clic en el comando: Grabar macro y podrá observar esta figura:
4. Windows activa el cuadro de dialogo Grabar Macro, que permitirá darle el nombre a la macro y que será el método abreviado para ejecutarla. El método Abreviado se refiere a la letra con la que se va activar la macro, utilizando la tecla Control. Esta letra debe ser en minúscula, porque si activa las mayúsculas la macro se ejecutará presionando la tecla Shift + Control + la letra que usted indicó.
5. Donde dice Nombre de la macro ya aparece el nombre que llevará la macro en este caso Macro1. Si desea cambiarlo escriba uno nuevo, pero yo le recomiendo que lo deje así.
6. En la opción Método Abreviado dice que se activa con la tecla Control (CTRL) + la letra que usted indique, de clic en el cuadrito y ponga la letra a (en minúsculas).
7. En la opción Descripción, escriba brevemente para qué sirve la macro que va a hacer: Esta macro cambia el formato a una celda
8. De clic en el Botón Aceptar. Excel empezará a grabar en la Macro1 todos los pasos que hagamos ya sea con el ratón o con el teclado.
9. Cambie el Tipo de Letra en el Botón Fuente de la Ficha Inicio por: Calibri
10. Cambie el tamaño de la letra en el Botón Tamaño de Fuente y déjelo en 14
11. De clic en el Botón Negrita y en el botón de Subrayado
12. Cambie el color de la letra dando clic en el botón Color de Fuente y seleccione color rojo y en Color de Relleno seleccione amarillo. Recuerde que todos estos pasos están siendo almacenados en la macro que estamos grabando y también recuerde que estos pasos se están efectuando en la celda A1.
13. Regrese a la Ficha Desarrollador (Programador) y presione el botón Detener Grabación. Excel guardó los pasos en la Macro1 la cual se activará presionado las teclas Control + a
14. Escriba otro nombre en la celda C1 y presione Enter, después regrese a la celda C1. Luego presione las teclas Control + a. Excel efectuará todos los pasos grabados sobre la celda C1, esto quiere decir que el nombre que está en C1 tendrá las características del que está en A1. Tipo de letra, tamaño, negrita y el color que se indicó al grabar la macro.
Nota. Cada vez que usted presione Control + a, Excel ejecutará la macro y efectuará los pasos en la celda activa. Puede grabar todas las macros que usted desee.
PRACTICA
Genere las siguientes Macros:
1. Grabe una Macro que se active con Control + f y que permita dar fondo verde claro a la celda con borde azul oscuro, y alineación centrar.
2. Grabe una Macro que se active con Control + h y que permita cambiar la fuente por Tahoma tamaño 16, estilo negrita, cursiva, subrayada y centrada con alto de fila en 20.
3. Grabe una Macro que se active con Control + i y que permita dar formato moneda con símbolo pesos, sin decimales, alineación derecha, tamaño de letra en 9.
4. Guarde el archivo con su nombre en la carpeta Mis Documentos, con la opción: Libro de Excel habilitado para macros.
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